Υπογράφηκε από τον Υφυπουργό Πολιτισμού και Αθλητισμού, Λευτέρη Αυγενάκη και από τον Υπουργό Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Κυριάκο Πιερρακάκη η απόφαση για τη «Διαδικασία διεξαγωγής Γενικών Συνελεύσεων με ψηφιακά μέσα και διενέργειας ηλεκτρονικών ψηφοφοριών για τη λήψη αποφάσεων και την εκλογή των μελών των καταστατικών οργάνων των αθλητικών ομοσπονδιών και ενώσεων».
Η Κοινή Υπουργική Απόφαση (ΦΕΚ Β’ 719, 24/02/2021) εξειδικεύει τις προϋποθέσεις, τη διαδικασία και τον τρόπο διεξαγωγής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας στους αθλητικούς φορείς, εφόσον την επιλέξουν ως εναλλακτική λύση για τις αρχαιρεσίες τους, ρυθμίζοντας κάθε άλλο αναγκαίο θέμα για τη διασφάλιση της διαφάνειας και του αδιάβλητου των εκλογών.
Η ΚΥΑ εκδόθηκε σε εφαρμογή του άρθρου 45 του ν. 4778/2021 (ΦΕΚ Α’ 26, 19/02/2021), που ψηφίστηκε την προηγούμενη εβδομάδα για τη «χρήση σύγχρονων μέσων Τεχνολογίας Πληροφορίας και Επικοινωνίας (Τ.Π.Ε.), στη διεξαγωγή Γενικών Συνελεύσεων και Αρχαιρεσιών σε αθλητικές Ενώσεις και Ομοσπονδίες» με σκοπό την απομακρυσμένη συμμετοχή των μελών τους.
Υπενθυμίζεται ότι, σύμφωνα με το εν λόγω άρθρο 45, αν επιλεγεί ο ηλεκτρονικός τρόπος αρχαιρεσίας, τότε «όλες οι ψηφοφορίες επί των επιμέρους θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, συμπεριλαμβανομένων των ψηφοφοριών για την ανάδειξη των νέων καταστατικών οργάνων, διεξάγονται με τη χρήση του πληροφοριακού συστήματος “Ψηφιακή Κάλπη Ζευς” της ανώνυμης εταιρείας με την επωνυμία “Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας Α.Ε.” (Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε.)».
Επιπλέον, σ’ αυτή την περίπτωση «οι Γενικές Συνελεύσεις για τις αρχαιρεσίες των αθλητικών Σωματείων, Ενώσεων και Ομοσπονδιών με τη χρήση μέσων Τ.Π.Ε., διεξάγονται ενώπιον τριμελούς εφορευτικής επιτροπής, η οποία αποτελείται από δικηγόρους, της οποίας προεδρεύει υποχρεωτικά δικηγόρος διορισμένος στο Εφετείο ή στον Άρειο Πάγο. Τα μέλη της εφορευτικής επιτροπής και οι αναπληρωτές τους, στην περίπτωση κωλύματός τους, ορίζονται το αργότερο είκοσι (20) πλήρεις ημέρες πριν από την ημερομηνία των αρχαιρεσιών από τον Δικηγορικό Σύλλογο, στην περιφέρεια του οποίου εδρεύει το Σωματείο, η Ένωση ή η Ομοσπονδία, κατόπιν σχετικής αίτησης, η οποία υποβάλλεται τουλάχιστον είκοσι πέντε (25) πλήρεις ημέρες πριν από την ορισθείσα ημέρα των αρχαιρεσιών».
Στην ΚΥΑ με τις προϋποθέσεις, τη διαδικασία και τον τρόπο διεξαγωγής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας, μεταξύ άλλων, προβλέπονται ότι:
- Για τους σκοπούς της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συνάπτεται μεταξύ της ΕΔΥΤΕ Α.Ε. και εκάστης διεξάγουσας αρχής Συμφωνητικό Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, σύμφωνα με το άρθρο 28 παρ. 3 Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων.
- Τουλάχιστον οκτώ (8) πλήρεις ημέρες πριν από τη Γενική Συνέλευση συντάσσεται ο πίνακας των εκλογέων και εντός της ίδιας προθεσμίας αποστέλλεται σε ηλεκτρονική μορφή, σε αρχείο μορφής Excel, στον πρόεδρο της εφορευτικής επιτροπής.
- Οι πίνακες των εκλογέων (και των αναπληρωτών εκπροσώπων τους) περιλαμβάνουν το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου («email») και τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) του κάθε εκλογέα. Ο Α.Φ.Μ. αποτελεί ταυτόχρονα και τον «μοναδικό αριθμό» του κάθε εκλογέα. Οι πίνακες των εκλογέων περιλαμβάνουν επίσης την πλήρη επωνυμία του αθλητικού σωματείου από το οποίο οι αντιπρόσωποι αυτοί (τακτικός και αναπληρωτής) έχουν οριστεί και τη θέση που κατέχουν αντιστοίχως στο διοικητικό συμβούλιο του αντιπροσωπευόμενου αθλητικού σωματείου (π.χ. πρόεδρος, γραμματέας, ταμίας, απλό μέλος).
- Εντός της ίδιας προθεσμίας (οκτώ πλήρεις ημέρες) αποστέλλονται και παραδίδονται στον πρόεδρο της εφορευτικής επιτροπής και τα εξής έγγραφα:
- ο εκλογικός κατάλογος, συνοδευόμενος από την απόφαση της Γ.Γ.Α. περί επικυρώσεώς του και
- αντίγραφα των αποφάσεων των διοικητικών συμβουλίων (Δ.Σ.) των αθλητικών με τις οποίες έχουν οριστεί οι αντιπρόσωποι και οι αναπληρωτές τους.
- Τουλάχιστον πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν από την ορισθείσα ημέρα διεξαγωγής της ΓΣ, αποστέλλεται στον πρόεδρο της εφορευτικής επιτροπής, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε ηλεκτρονική μορφή (αρχείο Excel), ο πίνακας με το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο κάθε υποψηφίου και καταχωρίζονται τα στοιχεία αυτά στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ».
- Η καταχώριση των υποψηφίων μελών του διοικητικού συμβουλίου στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» γίνεται σε ένα ενιαίο ηλεκτρονικό ψηφοδέλτιο ως εξής:
- στο πρώτο τμήμα καταχωρίζονται, με αλφαβητική σειρά, τα ονοματεπώνυμα και τα πατρώνυμα των υποψηφίων προέδρων και
- στο δεύτερο τμήμα καταχωρίζονται με αλφαβητική σειρά τα ονοματεπώνυμα και τα παρώνυμα των υποψηφίων συμβούλων.
- Τουλάχιστον δέκα (10) πλήρεις ημέρες προ της καθορισμένης ημέρας διεξαγωγής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας, η εφορευτική επιτροπή, μέσω του Διαχειριστή της, προμηθεύεται τους κωδικούς πρόσβασης στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» από την Ε.Δ.Υ.Τ.Ε. Α.Ε. Κωδικοί πρόσβασης στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» παραδίδονται μόνο στον Διαχειριστή.
- Κάνοντας χρήση των ανωτέρω κωδικών ο Διαχειριστής αποκτά πρόσβαση στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» και καταχωρίζει τα απαραίτητα στοιχεία για τη διεξαγωγή της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας, ήτοι:
- τον τύπο, την έναρξη/λήξη, τον τίτλο και την περιγραφή των επιμέρους ψηφοφοριών,
- τα ονοματεπώνυμα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου («email») και τα τηλέφωνα επικοινωνίας των μελών της εφορευτικής επιτροπής,
- τα ονοματεπώνυμα και τα πατρώνυμα των υποψηφίων κάθε τμήματος του ενιαίου ηλεκτρονικού ψηφοδελτίου
- το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου («email»), τον αριθμό φορολογικού μητρώου (Α.Φ.Μ.) κάθε εκλογέα αντιπροσώπου, που θα αποτελεί και τον μοναδικό αριθμό κάθε εκλογέα – αντιπροσώπου στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ».
- Για κάθε μία από τις ψηφοφορίες επί των επιμέρους θεμάτων της ημερήσιας διάταξης της Γ.Σ. δημιουργείται ιδιαίτερη ηλεκτρονική πλατφόρμα ψηφοφορίας. Με τη δημιουργία της ηλεκτρονικής πλατφόρμας κάθε ψηφοφορίας, κάθε μέλος της εφορευτικής επιτροπής δημιουργεί, επιπλέον, μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», ένα αυστηρώς απόρρητο ατομικό κρυπτογραφικό κλειδί ψηφοφορίας και ευθύνεται προσωπικά πειθαρχικώς για τη διαφύλαξή του από διαρροή ή απώλεια, δεδομένου ότι τα κρυπτογραφικά κλειδιά ψηφοφορίας είναι απαραίτητα για την εξαγωγή των αποτελεσμάτων.
- Η οριστικοποίηση της κάθε ψηφοφορίας θα πρέπει να γίνεται τουλάχιστον 48 ώρες πριν την έναρξή της. Μετά την κατά τα ανωτέρω οριστικοποίηση της ψηφοφορίας δεν επιτρέπεται να γίνουν αλλαγές στους υποψηφίους και στα προς ψήφιση θέματα.
- Τουλάχιστον πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν τη διενέργεια των ψηφοφοριών, η εφορευτική επιτροπή αποστέλλει, μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», σε όλους τους εγγεγραμμένους εκλογείς, καταρχάς ένα ειδικό–εξατομικευμένο ηλεκτρονικό μήνυμα, ενημερώνοντάς τους για τη διαδικασία διεξαγωγής των ηλεκτρονικών εκλογών και ακολούθως, μετά την οριστικοποίηση της κάθε ψηφοφορίας και το αργότερο 48 ώρες πριν την έναρξη των ψηφοφοριών, ένα δεύτερο ειδικό-εξατομικευμένο ηλεκτρονικό μήνυμα, το οποίο περιλαμβάνει την ακριβή εξατομικευμένη διαδικτυακή διεύθυνση (URL), στην οποία ο εκλογέας ασκεί το εκλογικό του δικαίωμα, καθώς και κάθε άλλη απαραίτητη πληροφορία.
- Η ταυτοποίηση του κάθε εκλογέα γίνεται, επιπροσθέτως της ακριβούς εξατομικευμένης διαδικτυακής διεύθυνσης που έχει λάβει, με τη χρήση των κωδικών-διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο Κεφάλαιο ΣΤ του Μέρους Α του ν. 4727/2020 (Taxisnet).
- Μετά την ταυτοποίησή του, ο εκλογέας δύναται να εισέλθει στο σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» και να ακολουθήσει τα κατάλληλα βήματα για την καταχώριση της ψήφου του.
- Aφού καταχωρίσει την ψήφο του στο ηλεκτρονικό σύστημα, λαμβάνει μέσω εξατομικευμένου ηλεκτρονικού μηνύματος μια ψηφιακή απόδειξη καταχώρισης ψήφου. Η απόδειξη αυτή αποτελεί μοναδικό κρυπτογραφικό τεκμήριο της συμμετοχής του στην ψηφοφορία.
- Με τη λήξη του προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος ψηφοφορίας, το σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» παύει να δέχεται και να καταχωρίζει νέες ψήφους.
- Κάθε υποψήφιος μπορεί να απευθυνθεί στην εφορευτική επιτροπή, το αργότερο δύο (2) ημέρες πριν από τη ΓΣ, εκδηλώνοντας εγγράφως τη βούλησή του, να παραστεί διά εκπροσώπου, αντιπροσώπου ή αυτοπροσώπως, στον χώρο που θα γίνει η εξαγωγή των αποτελεσμάτων και η καταμέτρηση των ψήφων.
- Η εφορευτική επιτροπή αποφαίνεται για τον αριθμό των προσώπων που επιτρέπεται να παραστούν, λαμβάνοντας υπόψη, ιδίως, τα ισχύοντα έκτακτα μέτρα προστασίας της δημόσιας υγείας από τον κίνδυνο περαιτέρω διασποράς του κορωνοϊού covid-19, το τρέχον επίπεδο επιδημιολογικής επιβάρυνσης (επιτήρησης, αυξημένου κινδύνου, πολύ αυξημένου κινδύνου και μητροπολιτικών περιοχών), τη χρονική προτεραιότητα υποβολής των αιτημάτων και τις λοιπές περιστάσεις και, ακολούθως, τα ενημερώνει για τον χώρο και τον χρόνο, στον οποίο θα γίνει η εξαγωγή των αποτελεσμάτων και η καταμέτρηση των ψήφων. Τα πρόσωπα αυτά μπορούν να παρίστανται κατά την εξαγωγή των αποτελεσμάτων, την καταμέτρηση των ψήφων και μέχρι τη σύνταξη του πρακτικού εκλογής.
- Οι παριστάμενοι, όπως και οι ενδιαφερόμενοι υποψήφιοι, δικαιούνται να υποβάλουν ενστάσεις επί της διαδικασίας καταμέτρησης των ψήφων και να λαμβάνουν αντίγραφο του πρακτικού εκλογής, εφόσον το ζητήσουν.
- Το σύστημα «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ» καταμετρά τις ψήφους και εξάγει τα τελικά αποτελέσματα. Η εφορευτική επιτροπή, έως και τη στιγμή της εξαγωγής των αποτελεσμάτων, παρακολουθεί την κανονική λειτουργία του συστήματος και μετά τη λήξη της εκλογικής διαδικασίας εκδίδει τα αποτελέσματα.
- Τα αποτελέσματα των εκλογών αποστέλλονται την ίδια ημέρα ηλεκτρονικά και την επόμενη εργάσιμη ημέρα ταχυδρομικά στην οικεία αθλητική ομοσπονδία ή ένωση.
- Σε περίπτωση που ακυρωθεί ή δεν περατωθεί η διεξαγωγή της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας και εν γένει η εκλογική διαδικασία, για λόγους ασυνήθεις ή απρόβλεπτους, καθορίζεται νέα ημερομηνία διεξαγωγής, κατόπιν ηλεκτρονικής επικοινωνίας με την ΕΔΥΤΕ Α.Ε για τη διαθεσιμότητα ημερομηνιών διεξαγωγής και σύμφωνη γνώμη αυτής.