To email μας δεν είναι σαν την σελίδα στο Facebook, που πατάμε δύο τρία κουμπιά και σε ένα λεπτό δεν έχουμε καμία ειδοποίηση που να εκκρεμεί. Ειδικά αν το email σας είναι επαγγελματικό, τα μηνύματα πέφτουν βροχή και «συσσωρεύονται» πριν καν το καταλάβετε.
Αν, πιστεύετε πως είναι καιρός να βάλετε μία τάξη στον λογαριασμό σας, οι παρακάτω τρόποι θα σας φανούν χρήσιμοι.
- Ορίστε κάποια στιγμή μέσα στη μέρα για να «ξεσκαρτάρετε» το email σας.
Αν η δουλειά σας δεν είναι τέτοια, ώστε να είστε σε άμεση επαφή με το λογαριασμό σας, τότε δύο φορές της ημέρα είναι αρκετές για να ασχοληθείτε με αυτόν. Μία καλή ιδέα είναι να ενεργοποιήσετε την ρύθμιση «autoreply», ώστε να ενημερώνετε ο χρήστης πως λάβει την απάντησή σας το συντομότερο δυνατό.
- Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις που δεν σας αφορούν.
Το να αποσπάτε την προσοχή σας, κάθε φορά που «χτυπάει» το τηλέφωνό σας, μόνο πανικό μπορεί να προκαλέσει.
- Πριν επεξεργαστείτε τον λογαριασμό σας, διαγράψτε με μία πρώτη ματιά τα email που σας φαίνονται αδιάφορα και βάλτε «σημαία» στις πιο σημαντικές ειδοποιήσεις.
Με αυτόν τον τρόπο και θα εξοικονομήσετε χώρο και θα κατατάξετε τα μηνύματά σας.
- Μην αφήνετε email αναπάντητα, ειδικά αν είναι επαγγελματικά.
Μπορεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να σας φαίνεται αδιάφορο, αλλά βοηθάει πολύ στο socializing. Απαντήστε ευγενικά σε ότι πρόσκληση, μήνυμα ή πληροφορία σας στέλνουν, ακόμη και δεν το κάνατε παλαιότερα.
- Χρησιμοποιήστε φακέλους και ετικέτες.
Αν διαχειρίζεστε πολλαπλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα λογαριασμό, δημιουργήστε ένα φάκελο για το κάθε τι. Με αυτό τον τρόπο θα ξέρετε ποια είναι επαγγελματικά και ποια προσωπικά email και θα βάζετε μία προτεραιότητα σε ποια θα απαντάτε πρώτα και πότε.
- Ελέγξτε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
Μην αφιερώσετε πολύ χρόνο, απλά τσεκάρετε ποιοι σας στέλνουν συνέχεια και λάβετε τα απαραίτητα μέτρα, ανάλογα με το αν θέλετε να συνεχίσετε να λαμβάνετε email ή όχι.
- «Ξεχάστε» για λίγο το λογαριασμό σας.
Αν σας έχει κουράσει το τσεκάρισμα του λογαριασμού σας, τότε αφήστε το ανενεργό μία μέρα. Ενεργοποιήστε το «autoreply» και ασχοληθείτε μαζί του ξανά την επόμενη μέρα.
- Μην μπείτε στον κόπο να σβήσετε παλιά emails.
Αν έχετε ήδη πάρα πολλά μηνύματα αδιάβαστα, μην τα σβήσετε, απλά φροντίστε να βάλετε σε τάξη τα μηνύματα που θα σας έρχονται από τώρα και στο εξής.